¿Sabías que el ambiente de tus reuniones y la efectividad de las mismas es un aspecto para que tus colaboradores se sientan más felices?
Imagina un equipo de trabajo con reuniones todos los días, sin espacio para la productividad, la autonomía, breaks, o relacionamiento entre departamentos. Un caos, ¿verdad?
Este tema nos ha motivado a describir los aspectos en los que tenemos que ser muy cuidadosos si queremos tener reuniones súper efectivas.
- Tiempo: No en vano hemos escuchado desde pequeños que el tiempo vale oro, por eso en cualquier ámbito, personal, negocios, corporativo, cuando se acepta una reunión, estamos cediendo parte de nuestra fortuna, de nuestro valioso tiempo para conectar, para informar a otros, y orientarnos a soluciones. Cuando nos referimos a tiempo nos gustaría abordarlo desde tres perspectivas:
- Hora pautada para la reunión: Siendo factible tener reuniones si estoy en Argentina con alguien que esté en España por múltiples plataformas, e incluso en realidad virtual, es necesario ser cuidadoso de los horarios que se escogen para las reuniones. Dependiendo de la hora los participantes se sentirán más activos, más frescos para generar ideas, más motivados a intervenir, y serán más o menos productivos en ideas y soluciones en cuanto al tema de la reunión.
- Puntualidad: En una reunión donde todos los participantes lleguen puntuales se podrán respetar los tiempos acordados para cada punto de la agenda y por ende el tiempo total previsto en la planificación de la reunión. Muchas personas planifican reuniones una seguida de otra; por lo que solo 10 minutos de retraso en una reunión puede fácilmente afectar el desenvolvimiento de la siguiente reunión y terminaría estropeando toda la agenda del día. Cuando comenzamos a cuidar esos detalles, tenemos en definitiva una vida mucho más productiva.
- Duración de la reunión: Mientras más puntos queramos tratar la reunión se extenderá e irá perdiendo efectividad. Por eso recomendamos reuniones de una hora donde se limite el tiempo para cada punto a tratar y por supuesto para cada intervención y de esta manera todos los participantes habiendo conocido la agenda de la reunión se sentirán en la libertad de interrumpir si algún compañero se ha salido del foco central de conversación.
- Coordenadas: En el 2022 se han retomado en cierto porcentaje las reuniones presenciales, sin embargo, las mismas exigen un poco más de inversión en tiempo y dinero para llevarse a cabo, nos referimos al traslado hacia el lugar de la reunión, pasaje, hospedaje en muchos casos, horas de espera en colas, comidas, refrigerios y más. Algunas personas se acostumbraron a la virtualidad porque pueden minimizar estos temas y despreocuparse por el pantalón que usarán para la próxima reunión presencial. Hoy en día tenemos no solo espacios de coworking donde pueden ir personas de distintas profesiones y reunirse a conversar de un tema de interés, y dependiendo del coworking que escojan tendrán pizarras para impulsar la lluvia de ideas, proyectores de contenido audiovisual para fomentar la creatividad y reflexión. Y existen a su vez, salas de Zoom, Teams, o incluso en Meta, con salas de realidad virtual para interactuar y compartir conocimiento horizontalmente.
- Objetivos de la reunión: La duración de la reunión va a estar determinada por los objetivos de la misma y los puntos que se consideren en la agenda. Estas preguntas te ayudarán a prepararte para la reunión y luego plantear objetivos claros y concisos:
- ¿Qué mensaje clave quiero transmitir?
- ¿Qué efecto quiero causar en mis compañeros de trabajo con ese mensaje?
- ¿Quiénes deberían intervenir y cuáles serán los puntos que estarán bajo su responsabilidad?
- ¿Me gustaría reconocer o apoyar a alguien?
Recuerda que mientras menos puntos trates más claro será el mensaje que vas a transmitir.
- Participantes: Hemos estado en reuniones donde no hay más espacio en una sala para acomodar nuestra silla, muchos participantes se distraen fácilmente, comienzan a murmurar entre sí, y hasta son capaces de armar grupos para ponerse en contra de otros. Evita esto invitando solo a los imprescindibles, sabrás que son estrictamente necesarios para esa reunión si tienen algún punto de la agenda designado y van a intervenir en un momento específico. Como somos amantes de lo digital, no olvides enviar las invitaciones a los participantes por un medio donde puedan recibir un recordatorio para la misma.
- Material de soporte: Como parte de la planificación de la reunión deberás dejar listo el material que quieres compartir a los participantes, si queremos abrir debate lo más sencillo será compartir conceptos claves en una diapositiva, estadísticas, gráficos, o indicadores que dejen ver lo que quieres resaltar con tu intervención. Alguna de las herramientas sencillas que te recomendamos si quieres dejar fluir tu creatividad son: Canva, Genially, Flipgrid, Office 365.
- Plan de acción: Antes de finalizar la reunión cerciórate que los puntos hayan quedado claros, sobre todo con las personas que deben estar informadas y sacar provecho a la data de la reunión para diseñar un plan de acción. Siempre deja los últimos minutos de la reunión para designar responsables de los próximos pasos, tiempos de seguimiento y entrega final, esto si se debe culminar la tarea con un entregable. Para ello, recomendamos el uso de una app de trabajo colaborativo, que permita realizar el seguimiento y revisar los avances, algunas de las que amamos son Notion, Figma, ClickUp., Figma, ClickUp.
Ya hemos comentado que amamos lo digital, por eso las apps que te compartimos son un súper bonus si llegaste hasta aquí, esperamos te sean de utilidad para generar el mejor ambiente en tus reuniones y cumplir con los objetivos que te planteas.